Les marchés publics traditionnels consistent très souvent en un processus long et ardu qui requiert un temps de discussion en présentiel important entre acheteurs et représentants commerciaux. C’est en contradiction fondamentale avec les nouvelles normes de travail à distance auxquelles les entreprises ont dû s’adapter.
Les avantages de la passation de marchés à distance
Avant 2020, les activités de passation de marchés telles que la détermination des besoins, la mobilisation des entreprises, l’approbation de la documentation juridique et des niveaux de risques, ainsi que l’examen des performances fournisseurs, se déroulaient presque toujours en présentiel. Les fournisseurs étaient conviés (physiquement) au début des procédures de passation de marchés. C’est comme ça depuis toujours que les négociations avaient lieu.
Lorsque la pandémie a commencé, on s’est inquiété du remplacement des processus en présentiel à distance, mais au final, les avantages sont nombreux.
Par exemple :
On a gagné en rapidité, là où les technologies permettent des gains de temps sur les aspects logistiques. Travailler à distance est bien sûr synonyme de moins de temps passé à voyager, mais aussi de réunions qui ont lieu tôt. Les gens ont généralement besoin de moins de temps de préavis pour se réunir à distance parce qu’il y a moins d’aspects logistiques à prendre en compte. Non seulement les conversations peuvent avoir lieu plus rapidement, mais elles risquent de moins s’étendre, et comme un plus grand nombre de personnes concernées peuvent y assister, les réponses aux questions peuvent être apportées plus rapidement.
Le niveau de transparence s’est amélioré. Avant la pandémie, la paperasse était monnaie courante. Par exemple, les soumissionnaires avaient l’habitude d’imprimer les dossiers d’appel d’offres et les remplissaient à la main. Ce n’était pas seulement un problème d’efficacité — les formulaires et notes papier sont un terreau fertile pour l’inexactitude, l’inachèvement, la corruption et ils peuvent facilement se perdre. Grâce aux outils numériques (emails, articles de blog, enregistrement de webinaires, sites de passation de marchés en ligne), tout est documenté et horodaté de manière plus précise. Cela rend les marchés publics plus ouverts, plus équitables et plus transparents.
La culture est devenue plus inclusive. Le travail à distance permet de niveler les inégalités. Il permet à un plus grand nombre de personnes qui le souhaitent — et qui en ont besoin — d’assister aux réunions, à chaque étape. Il dissuade aussi les comportements non professionnels voire légèrement coercitifs qui pourraient avoir lieu dans un pub après une journée de travail.
En mars 2020, les équipes ont dû s’adapter en catastrophe aux nouveaux processus de passation de marchés à distance — elles n’avaient pas le choix, ni le temps de faire autrement que réagir. Mais maintenant que nous nous sommes habitués à faire les choses différemment, et qu’on a enfin l’espace pour respirer, c’est le moment idéal de passer en revue ses processus pour s’assurer qu’ils sont adaptés à la nouvelle situation.
Comment les acheteurs peuvent-ils s’adapter à la nouvelle situation?
1. Mettez à jour votre politique de passation de marchés
Mettez à jour votre politique de passation de marchés pour prendre en compte les nouvelles méthodes de travail. Examinez votre politique actuelle à travers un prisme post-pandémie — les processus et la gouvernance sont-ils encore d’actualité ? Créez un document Google partagé avec votre politique et invitez tous les acteurs de votre secteur d’activité qui sont amenés à l’utiliser à le commenter en signalant leurs appréhensions, en suggérant des améliorations, et en mettant en évidence les paragraphes qui peuvent être supprimés. Demandez l’avis des fournisseurs — ce sont eux aussi des utilisateurs des services de passation de marchés. Il y aura des améliorations faciles, par exemple, permettre une plus grande flexibilité quant à la manière d’assister aux réunions, et des réflexions plus approfondies sur la manière dont votre politique de passation de marchés peut être mise à jour sans enfreindre la loi. C’est un équilibre délicat.
2. Changez la manière dont vous mobilisez les acteurs de votre écosystème
Les discussions à distance avec les acteurs innovants de votre écosystème pendant la période de mobilisation des entreprises fournisseurs, en amont des appels d’offres, se prêtent bien à l’achat de services numériques. Pensez aux webinaires et aux articles de blog pour partager vos réflexions et vos besoins de manière ouverte et transparente avec les entreprises. Ce sont tous deux des moyens efficaces d’encourager le dialogue entre les acteurs des chaînes d’approvisionnement. Les webinaires, en particulier, offrent un bon moyen de recueillir les idées des entreprises fournisseurs.
Assurez-vous que vos potentiels fournisseurs puissent laisser des commentaires et des questions en réaction à vos articles de blog, et publiez vos réponses de sorte à ce qu’elles soient visibles par tous. Toutes les communications se doivent d’être horodatées en ligne, pour minimiser les challenges de nature juridique.
3. Évoluez vers un modèle de gouvernance “minimum viable”
Les réunions des conseils de gouvernance ont traditionnellement lieu dans des QG austères et peu accueillants. Les hauts fonctionnaires sont souvent amenés à se réunir à trois reprises : pour approuver le lancement d’une procédure de passation de marché, pour attribuer le contrat au soumissionnaire retenu et pour signer le contrat. C’est un processus lourd, et qui n’a pas lieu d’être.
Commencez par encourager la délégation de pouvoir en passant en revue les accords de délégations de pouvoirs au sein de votre organisation. Impliquez les hauts fonctionnaires dans le processus pour vous assurer qu’ils comprennent bien que lorsqu’ils délèguent leur pouvoir à un collègue, ils lui transmettent non seulement leur confiance, mais aussi la responsabilité et l’obligation de rendre des comptes. En conséquence ils n’ont plus à solliciter leurs collègues pour des comités d’approbation.
Proposez l’organisation de points courts, réguliers et informels entre les personnes en charge de la passation de marchés et les hauts fonctionnaires concernés pour échanger, et encore mieux, pour montrer les produits de la passation de marchés. L’organisation de Show & Tells est un bon moyen de créer un climat de confiance et de rassurer les personnes attachées aux formalités administratives. Le plus vous organiserez ce
type de réunion, le plus vous montrerez que le concept de gouvernance minimum viable ne consiste pas à en faire moins, ni à gérer les risques de manière plus laxiste. Il s’agit de mettre en place un processus plus ouvert pour maximiser les chances d’identifier les problèmes le plus tôt possible ; et de faire confiance à l’expertise de ses collègues pour, au final, utiliser leur temps et les fonds publics plus efficacement.
La réglementation en matière de passation de marchés doit maintenant s’adapter aux nouveaux processus
Si la pandémie a imposé des changements positifs rapides dans les processus de passation de marchés au quotidien, la réglementation évolue plus lentement. Ce n’est pas une tâche facile. Les changements de réglementation doivent faire l’objet d’un débat en assemblée et d’une promulgation présidentielle ou royale, mais cela ne doit pas être une raison pour ne pas se moderniser. Les activités de passation de marchés prennent encore beaucoup trop de temps — souvent des mois, là où ils pourraient prendre seulement quelques semaines. J’espère que la pandémie sera le catalyseur de la révision de certains règlements, comme la réduction du délai minimal de publication d’un appel d’offres.
Je me suis fait l’ambassadeur de l’utilisation des technologies et d’une évolution des méthodes de travail plus en phase avec celles des équipes numériques bien avant le début de la pandémie. J’espère que les personnes impliquées dans les processus de passation de marchés pourront saisir cette opportunité pour gagner en efficacité.
Il est temps de faire entrer les pratiques de passation de marchés qui sont dépassées dans l’ère d’internet.